Materi 3 Asas-Asas Manajemen

MATERI KULIAH ASAS-ASAS MANAJEMEN

Hafiz Elfiansya Parawu, ST. M.Si.

9.     Pengawasan

Pengertian

Pengawasan (Winardi, 1993), adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan

Bentuk Jenis Pengawasan

3 (tiga) bentuk jenis pengawasan berdasarkan sudut pandang pengawasan tersebut ditinjau, yaitu:

1.  Dilihat dari sudut subjek yang mengawasinya, terdiri dari: (a) Pengawasan internal dan eksternal; (b) Pengawasan langsung dan tidak langsung; (c) Pengawasan formal dan informal; dan (d) Pengawasan manajerial dan staf

2.  Dilihat dari sudut objek yang diawasinya, terdiri dari: (a) Pengawasan materiil dan produk jadi/ setengah jadi; (b) Pengawasan keuangan dan biaya; (c) Pengawasan waktu; dan (d) Pengawasan personalia

3.  Dilihat dari sudut fungsi/ kepentingan lembaga, terdiri dari: (a) Pengawasan internal dan eksternal; dan (b) Pengawasan preventif dan represif

Fungsi-fungsi Pengawasan

4 (empat) fungsi pengawasan, yaitu:

1.  Mencegah terjadinya berbagai penyimpangan atau kesalahan

2.  Memperbaiki berbagai penyimpangan dan kesalahan yang terjadi

3.  Memepertebal rasa tanggung jawab terhadap karyawan atau para pekerja dalam melakukan tugas yang dibebankannya

4.  Mendinamisasikan organisasi serta semua kegiatan manajemen lainnya

Tipe-tipe Pengawasan

3 (tiga) tipe pengawasan (Donelly, et.al. dalam Zuhad, 1996: 302), yaitu:

1.  Pengawasan pendahuluan (preliminary control), pengawasan yang dilakukan sebelum kerja dilakukan

2.  Pengawasan saat kerja berlangsung (concurrent control), pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan untuk memastikan bahwa sasaran telah dicapai

3.  Pengawasan umpan balik (feed back control), mengukur hasil kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar 

Prinsip-prinsip Pengawasan

7 (tujuh) prinsip pengawasan (Massie, 1973), yaitu:

1.  Tertuju pada strategi kunci sasaran yang menentukan keberhasilan

2.  Menjadi umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan

3.  Fleksibel dan responsif terhadap perubahan-perubahan kondisi dan lingkungan

4.  Cocok dengan organisasi pendidikan, mis: organisasi sebagai sistem terbuka

5.  Merupakan kontrol diri

6.  Bersifat langsung, yaitu pelaksanaan kontrol di tempat kerja

7.  Memerhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para personel

Teknik-teknik Pengawasan

Teknik pengawasan (Siagian, 2000: 259), yaitu:

1.  Pengamatan langsung

2.  Pengawasan melalui laporan

3.  Pengawasan melalui wawancara

Tahapan Proses Pengawasan

1.  Menetapkan standar pekerjaan

2.  Mengukur prestasi kerja

3.  Menyesuaikan prestasi  kerja dengan standar

4.  Perbandingan pelaksanaan dengan standar dan analisis penyimpangan

5.  Mengambil tindakan korektif

10. Manajemen Berdasarkan Sasaran (MBS)-MBO

Konsep MBO/ MBS diperkenalkan oleh Peter Drucker pada akhir tahun 1950. MBO/ MBS dilaksanakan berdasarkan asumsi dasar, bahwa apa yang terjadi di lapangan belum tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan. Pimpinan seringkali lebih berfungsi dalam penetapan kebijakan, adapun yang bersifat teknis biasanya dilakukan oleh bawahan.

Partisipasi aktif semua pihak dalam organisasi adalah kunci penting keberhasilan pendekatan MBO/ MBS dalam perencanaan organisasi.

Konsep MBO/ MBS adalah sebuah kesepakatan formal antara pimpinan dan bawahan, dalam hal:

1.  Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian/ bawahan (subordinates)

2.  Perencanaan yang akan dilakukan

3.  Standar pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan

4.  Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan

11. Mashab-Mashab Manajemen

Mashab manajemen artinya metode yang dibentuk setelah melalui pemikiran dan penelitian untuk mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu yang dijadikan sebagai pedoman yang jelas.

Menurut G. R. Terry, mashab-mashab manajemen, adalah:

1.  Mashab manajemen berdasarkan kebiasaan (management by custom school), berpendapat bahwa memimpin, mengatur, mengambil keputusan, pemecahan penyelesaian masalah, dan lain sebagainya hanya didasarkan atas kebiasaan-kebiasaan yang telah dilakukan oleh pihak-pihak lain, sehingga tidak menimbulkan kreasi-kreasi baru dan menghilangkan daya pikir dan kreativitas

2.  Mashab manajemen ilmiah, berpendapat bahwa memimpin, mengatur, mengambil keputusan, pemecahan penyelesaian masalah, dan lain sebagainya hanya didasarkan atas kebiasaan-kebiasaan yang telah dilakukan oleh metode-metode  ilmiah

3.  Mashab manajemen perilaku, berpendapat bahwa manusia harus menyadari bahwa manajemen tidaklah dilakukan sendiri, justru manejerlah yang harus menyebabkan orang lain melakukannya, berdedikasi dan berpartisipasi tinggi untuk meyelesaikan tugas-tugasnya

4.  Mashab manajemen sosial, berpendapat bahwa kehidupan sosial menetukan interaksi dan kerja sama manusia yang secara bersama-sama membentuk suatu entitas sosial

5.  Mashab manajemen sistem, berpendapat bahwa untuk memenuhi tuntutan efisiensi dan efektivitas kerja setiap petugas diperluakn adanya sistem kerja up to date, tepat guna, serta sesuai dengan kondisi setempat

6.  Mashab manejemen berdasarkan keputusan, berpendapat bahwa pengambilan  keputusan merupakan tugas utama seorang manejer. Suatu keputusan manejerial bukan saja merupakan “apa yang harus dilakukan“ tetapi juga “bagaimana dan bilamana harus melakukannya”

7.  Mashab manajemen pengukuran kuantitatif, berpendapat bahwa manejemen adalah sebuah entitas logis yang tindakan-tindakannya dalam bentuk simbol-simbol dan hubungan-hubungan matematis serta dalam bentuk data yang dapat         di ukur

8.  Mashab proses manajemen, berpendapat bahwa manajemen merupakan serangkaian aktifitas yang terdiri dari sub-sub aktivitas tertentu. Serangkaian aktivitas  ini dilakukan dalam fungsi-fungsi manajemen yang merupakan sebuah proses yang unik

9.  Mashab manajemen menurut keadaan, berpendapat bahwa kemungkinan-kemungkinan peristiwa yang mungkin terjadi merupakan hal yang penting dan harus dipertimbangkan dalam mempelajari organisasi dan manajemen

12. Filsafat Proses Manajemen

Menurut F.W. Taylor, filsafat manajemen adalah kumpulan pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan dasar atau basis yang luas untuk menentukan pemecahan terhadap masalah-masah manajer.
Dalam filsafat manajemen, manajer akan lebih bertanggung jawab dalam perencanaan dan pengendalian serta dalam menafsirkan kepandaian-kepandaian para pekerja dan mesin-mesin menurut aturan, hukum, dan formula, sehingga dengan jalan demikian akan membantu pekerja melakukan pekerjaannya dengan biaya yang rendah guna mencapai penghasilan yang lebih besar

Beberapa manfaat filsafat manajemen, yaitu:

a.  Memberikan suatu dasar dan pedoman bagi pekerjaan manajer

b.  Memberikan kepercayaan dan pegangan bagi manajer dalam proses manajemen untuk mencapai tujuan

c.   Memberikan dasar dan pedoman berpikir efektif bagi manajer

d.  Proses berpikir dengan mudah dapat diorientasikan

e.  Tekanan diletakkan atas keseluruhan, bukan pada bagian individual yang dipilih

f.   Dapat dipergunakan untuk mendapatkan sokongan dan partisipasi para bawahan jika mereka mengetahui peranan manajer dan mengerti tindakan-tindakannya, asalkan mereka telah menghayati filsafat manajemen

g.  Memberikan pedoman arah pemecahan yang terbaik terhadap masalah-masalah yang dihadapi manajer

h.  Menjadi pedoman dasar dan kepercayaan bagi manajer dalam melakukan wewenang kepemimpinannya

  

DISKUSI KELOMPOK

JUDUL MAKALAH:

KLP I    : PENGAWASAN

KLP II   : MANAJEMEN BERDASARKAN SASARAN (MBS)-MBO

KLP III  : MASHAB-MASHAB MANAJEMEN

KLP IV          : FILSAFAT MANAJEMEN